Alfresco dokumentni sistem

Dokumentni sistem (ang. DMS Document Management System) je računalniški sistem ali nabor programske opreme, ki se uporablja za hrambo in upravljanje elektronskih dokumentov.
Dokumentni sistemi so običajno del sistema za upravljanje poslovnih vsebin (ang. ECM - Enterprise Content Management).
Alfresco kot ECM aplikacija omogoča naslednje funkcionalnosti:

  • upravljanje z dokumenti (ang. Document management),
  • upravljanje s spletnimi vsebinami (ang. Web content management),
  • upravljanje z zapisi (ang. Records management) in
  • upravljanje s slikami (ang. Image management).

Metapodatki (ang. ,metadata) so informacije, ki opisujejo neke podatke, vendar pa niso nujno del samih podatkov. V primeru dokumentnega sistema so metapodatki informacije o dokumentu shranjenem v repozitoriju (ang. repository). Poleg podatkov, ki so vezani na vsebino obstajajo metapodatk, ki niso vezani na samo vsebino dokumenta in opisujejo denimo velikost dokumenta, format dokumenta ali pa čas kreiranja in spreminjanja dokumenta. 

Najpogostejši tipi dokumentov, kjer učinkovito obvladovanje prinaša največji prihranek:

  • Prejeti računi oz. likvidacija prejetih računov
  • Prejeta pošta
  • Pogodbe
  • Dobavnice
  • Naročilnice
  • Kadrovske evidence
  • Projektna dokumentacija
  • Zapisniki
  • Sklepi

Prednosti dokumentnega sistema:

  • iskanje po vsebini dokumentov
  • hitra in enostavna uporaba
  • večjezičnost, možnost enostavnega dodajaja podpore novega jezika
  • prilagodljivost, sistem omogoča visok nivo prilagodljivosti vašim potrebam
  • visok nivo varnosti in zaščite podatkov
  • dostopnost za različnih lokacij in naprav
  • možnost prijave z najsodobnejšimi varnosnimi smernicami
  • upravljanje uporabniških pravic za dostop na nivoju posameznega uporabnika
  • revizijska sledljivost
  • redno posodabljanje in odpravljanje napak
  • možnost namestitve tako v oblaku kot na lastni infrastrukturi
  • možnost integracije z ostalimi sistemi (računovodski programi, spletne trgovine, primer: naročila iz Shopify se shranjujejo direktno v sistem)
  • masovni uvoz dokumentov

Več informacij o produktu na spletni strani alfresco.com

V kolikor bi želeli, da vam predstavimo možnosti vzpostavitve Alfresco dokumentnega sistema znotraj vašega informacijskega sistema nas kontaktirajte. Z veseljem vam bomo  pripravili  prilagojeno idejno rešitev, ki vam bo pisana na kožo.